Dicas de comunicação em tempos de Home Office

Em meio a pandemia do vírus COVID-19, muitas empresas estão adotando o home office. A expressão inglesa que significa “escritório em casa” vem sendo muito utilizada durante a quarentena.

Tal política visa a diminuição do ritmo de contaminações e é recomendada até mesmo para quem não apresenta sintomas. Entretanto, o novo modelo de trabalho traz desafios como disciplina, organização, produtividade e principalmente, manter a mesma qualidade de comunicação.

Separamos algumas dicas e ferramentas (que funcionam) para que você continue trabalhando da melhor forma possível. Separamos em 3 tópicos de como você pode otimizar sua comunicação na hora de fazer apresentações, reuniões e vendas.

Lave suas mãos e fique ligado!

Como lidar com as reuniões e apresentações durante o Home Office?

Reuniões e apresentações são quase que a engrenagem de todas as empresas. Por esse motivo, é fundamental saber que, estudos realizados concluíram que as pessoas recebem e processam informações de formas diferentes quando as mesmas são passadas por meio de uma videoconferência, em comparação com quando são ditas cara a cara. Os participantes de uma videoconferência tendem a ser mais influenciados por sinais investigativos, do que pela qualidade de argumentos. Tudo isso acontece graças às demandas cognitivas.

Para manter o ritmo da equipe não se esqueça: o primeiro passo é pontuar suas ideias. A partir disso, produza documentos de forma simples, completa, e persuasiva. Utilize o recurso de divisão de telas, de modo que você e seu conteúdo sejam vistos simultaneamente, possibilitando inclusive que você continue usando gestos e expressões para apresentar melhor suas ideias.

Invista também em treinar a gesticulação do seu maxilar, pois se caso houver problemas na conexão e o áudio falhar, ficará fácil para seus espectadores fazerem “linguagem labial” do que você está falando. Fique atento aos exageros para manter a naturalidade.

Falando em naturalidade, ela não deve ser deixada de lado, busque tornar o celular um “amigo”, esquecendo que é uma câmera. Caso você seja mais tímido, opte por gravar o que vai dizer, podendo analisar previamente os pontos a serem melhorados.

Não se esqueça também da escuta ativa, ao ouvir, preste atenção em tudo que é dito e anote suas dúvidas e observações para falar ao final da explanação da outra pessoa. Uma dica que também pode ser útil, se essa reunião for através de uma plataforma que dê para compartilhar tela, crie um documento e vá anotando todos os pontos que estão sendo discutidos durante a reunião, para todos visualizarem e compreenderem melhor a informação. Dessa forma reduzimos aquela confusão de conteúdos e pessoas tentando falar ao mesmo tempo.

Ferramentas úteis para reuniões online

Para essa tarefa do Home Oficce, separamos três super ferramentas: Google Hangouts, Big Marker, e o Join Me.

Utilizando o Google Hangouts, você realiza tanto videoconferências, quanto conversas por áudio ou texto. O programa pode ser utilizado tanto em computadores quanto em smartphones (Android e iOS). Para utilizá-lo, basta possuir uma conta no G-mail.

Com o Big Marker você tem poder compartilhamento de área de trabalho, e apresentação de seminários online para toda sua equipe. No Big Marker as atividades são executas na nuvem por meio do navegador da web, ficando livre de downloads.

Já com o Join Me você tem permissão para criação e participação de reuniões remotas. Entre seus principais recursos está o compartilhamento de tela para todos os membros da conferência.

Como impulsionar as vendas online durante o Home Office?

Quando for realizar uma venda, tenha em mente as técnicas de programação neurolínguistica sem deixá-las de lado, por isso, opte por plataformas de vídeo, pois dessa forma o cliente consegue te ver e vice versa- o que auxilia na hora de você aplicar a PNL.

Além disso, fique atento a alguns pontos que pode aumentar a compreensão e persuasão da sua fala como: ser breve, ficar de pé, modular a voz, manter o foco, ser simpático e sorrir, seguir um planejamento.

Para manter suas vendas, invista na produção de conteúdos relevantes, e lembre-se que a humanização dos processos é um fator altamente considerado, por isso, opte pelo contato personalizado com seus clientes.

Algumas ferramentas queridinhas para essa função são o WhatsApp e o Telegram. Ambos são aplicativos de mensagens instantâneas que permitem o compartilhamento diário de conteúdos para seus clientes, sejam eles textuais, visuais ou audíveis. Além delas você também pode utilizar as Redes Sociais.

Caso seu produto seja presencial, a produção de conteúdo deve ser ainda mais relevante. No caso da gravação de vídeos, não se esqueça da localização de cada um de seus clientes no funil, isso influenciará diretamente em quais conteúdos serão produzidos. Além disso, tome cuidado com a distância e o ângulo de seu celular. Não se esqueça de que a imagem é um dos pontos principais na decisão de compra.

Ferramentas para auxiliar as vendas durante o Home Office

Para que você mantenha o gerenciamento de vendas e propostas comerciais da sua empresa até mesmo no Home Office, indicamos duas ferramentas: o HubSpot e o Proposify.

O HubSpot é um software que permite controlar o processo de vendas com facilidade, permitindo um gerenciamento completo de vendas. Já o Proposify consiste em software de envio e gerenciamento de propostas comerciais. Permite um período de avaliação gratuito de 14 dias, possibilitando posteriormente a assinatura de planos.

Outra dica é a realização de Lives no Instagram, incluindo as compartilhadas. Busque por pessoas que possam interessar seu nicho de seguidores, aumentando ainda mais seu engajamento.

Organização e conversa com a equipe durante o Home Office 

Seja online ou presencial, o alinhamento com a equipe deve acontecer diariamente. A primeira dica é: mantenha sua rotina normal. Mesmo em casa, é importante tirar o pijama e se arrumar como se fosse para o escritório. Essa ação relaciona-se diretamente ao chamado Efeito Proteus. Esse fenômeno é conhecido como a influência exercida pelas caraterísticas de um avatar no comportamento do indivíduo.

Ambientes virtuais, permitem cada vez mais alterar nossas auto representações digitais. Mas, à medida que mudamos essas auto representações, elas mudam nosso comportamento. Por exemplo, em um estudo realizado em 2012 por Adam Galinsky, foi mostrado que o desempenho das pessoas em uma tarefa poderia ser afetado se lhes dissessem que a jaqueta folgada que estivessem usando era uma jaqueta de médico ou uma bata de artista. Os que disseram que estavam vestidos como médicos se saíram melhor em uma tarefa que exigia atenção aos detalhes.

Além disso, adotar a prática de trocar as vestimentas já o deixa preparado para uma eventual videoconferência. Nessas situações, a implementação de um chat online também é uma boa pedida.

Ferramentas úteis para a organização de conversas e demandas

Em seguida, busque organizar tanto sua rotina, quanto a rotina da sua equipe. Para isso temos três sugestões: Trello, Asana e Todoist.

O Trello e o Asana são gratuitos e permitem a criação, organização e especificação de prazos de entrega das tarefas. Já o Todoist é uma ferramenta parcialmente gratuita voltada para o gerenciamento de listas de tarefas e sincronização entre diversos dispositivos. As atividades criadas pelos usuários podem ser organizadas pela data limite da entrega ou pelo projeto à qual elas pertencem.

Além disso, outra sugestão é marcação de tempo de duração das tarefas. Nesse cenário, o Clockify é um grande aliado. Responsável pelo rastreamento de tempo e quadro de horários, o Clockify permite que você e sua equipe acompanhem as horas de trabalho nos projetos.

O momento é sério, e nosso conteúdo também. Nos baseamos em estudos científicos e livros, por exemplo, A Linguagem Corporal dos Líderes e o artigo “O Efeito Proteus”, publicado na Forbes.

Gostou deste conteúdo? Aproveite para assinar nossa newsletter e receber conteúdos em primeira mão.

Newsletter Vox2you